Otak Buldoser vs. Otak Kelinci dalam Rapat

Topik ini telah lama menggantung di otak buldoser saya, tetapi saya tidak dapat menemukan cara yang baik untuk mengartikulasikannya sampai salah satu kolega saya di Medium baru-baru ini berbagi pengalamannya dengan putranya:

Anak saya memiliki apa yang Anda sebut otak buldoser sebagai kebalikan dari otak kelinci. Keduanya merupakan tipe otak di atas rata-rata, tetapi yang satu bagus untuk membajak masalah yang sulit dan yang bagus untuk berpikir cepat di kaki Anda.

Kita semua berbeda - kita memiliki pengalaman, pengetahuan, perspektif yang berbeda, dan bahkan cara memproses informasi dan pemikiran. Perbedaan-perbedaan ini tercermin dalam satu kegiatan yang kita semua habiskan dalam banyak pertemuan.

Kesadaran akan perbedaan dan ko-eksistensi otak bulldozer dan otak kelinci sangat penting untuk membuat pertemuan menjadi efektif dan inklusif.

Rapat seringkali merupakan lingkungan yang serba cepat. Anda mendengar banyak informasi baru, memiliki waktu yang sangat terbatas untuk berpikir, tetapi perlu merespons dengan cepat, dengan semua niat baik: menyalurkan pikiran, menjawab pertanyaan sulit, membuat keputusan penting, atau mungkin hanya untuk merasakan bagus menyumbangkan sesuatu di atas meja. Seperti yang mungkin sudah Anda sadari, pertemuan secara definisi merupakan lingkungan bagi otak kelinci untuk bersinar.

Saya sangat mengagumi orang-orang yang dapat berbicara dalam pertemuan dan membantu semua orang maju. Saya biasanya tidak banyak bicara dalam rapat - saya punya otak buldoser. Saya juga memiliki kecenderungan mencela diri sendiri yang diwarisi dari latar belakang budaya Asia saya. Saya tidak ingin berbicara dan menyia-nyiakan waktu orang lain sampai saya yakin saya telah memikirkannya dan memiliki sesuatu yang berharga untuk ditambahkan.

Tanpa disadari, orang cenderung berpikir bahwa orang yang berbicara lebih banyak dalam rapat lebih intelek, lebih cakap dalam pekerjaannya dan lebih banyak berkontribusi pada organisasi. Secara keliru, orang juga cenderung berpikir orang yang diam dalam pertemuan sebaliknya. Ini hanya stereotip begitu Anda menyadari perbedaan antara otak buldoser dan otak kelinci.

Rapat yang mengharapkan dan mendorong semua orang untuk berpikir dan berbicara sebanyak mungkin adalah stres, kurang efektif, kurang inklusif, dan kadang-kadang bahkan bisa beracun. Dalam pertemuan itu, kita tidak akan bisa mendengar pikiran berharga dari orang-orang yang pendiam. Mereka mungkin merasa ditinggalkan, tidak dihargai, dan tidak terlalu terlibat. Di bawah tekanan dan harapan yang salah, orang mungkin terlalu memperhatikan apa yang ingin mereka katakan selanjutnya daripada mendengarkan dan mencerna pikiran orang lain.

Ada banyak artikel di internet yang mengajarkan orang-orang bagaimana berbicara lebih banyak dalam rapat. Beberapa dari mereka tidak sepenuhnya omong kosong.

Bagaimana jika kita berpikir sebaliknya? Alih-alih berfokus pada individu yang cenderung diam-diam berpikir dalam rapat, bagaimana kalau kita mencoba membuat pertemuan lebih efektif dan inklusif?

Kesadaran

Pertama dan terutama, kita harus menyadari bahwa orang berpikir dengan cara yang berbeda. Kami memiliki otak buldoser, otak kelinci, dan di mana saja di antaranya. Kesadaran ini sendiri merupakan hal mendasar bagi kami untuk memikirkan pertemuan secara berbeda.

Struktur

Struktur sangat penting. Sebelum bertemu, siapkan agenda dan bagikan dengan peserta di muka. Lebih baik lagi, bagikan dokumen tertulis yang membingkai diskusi rapat dan berikan waktu bagi orang untuk membacanya. Dalam rapat, pastikan setiap orang memiliki kesempatan untuk berbicara. Setelah pertemuan, bagikan catatan dan dorong tindak lanjut.

Saya suka struktur pertemuan kami di Medium, yang mencerminkan budaya inklusif kami. Putaran check-in dan ketegangan dirancang khusus untuk memberi semua orang kesempatan untuk berbicara. Berpartisipasi dalam putaran check-in memudahkan berbicara di kemudian hari dalam rapat. Saya baru-baru ini belajar dari sebuah pos tentang check-in sekitar bahwa "pembicaraan pra-pertemuan" sebenarnya merupakan topik penelitian psikologis. Literatur akademis menyarankan bahwa pembicaraan pra-pertemuan adalah indikator kuat untuk efektivitas pertemuan.

Perhatian

Perhatikan orang-orang yang pendiam. Apakah mereka berpikir keras? Apakah mereka perlu beberapa detik lagi? Apakah mereka memiliki konteks yang cukup? Apakah mereka menunjukkan tanda-tanda bahwa mereka ingin berbicara tetapi tidak dapat menemukan kesempatan untuk mulai berbicara? Sebut mereka jika mereka merasa nyaman dipanggil.

Jeda

Dari waktu ke waktu, kami dapat secara kolaboratif berhenti selama beberapa detik agar setiap orang dapat berpikir dan berkesempatan bagi semua orang untuk ikut serta dalam diskusi. Mengambil jeda sangat penting sebelum kita beralih topik karena begitu topik beralih, cukup banyak memotong peluang bagi otak bulldozer untuk mengekspresikan apa pun.

Mengikuti

Tindak lanjuti dengan orang-orang setelah pertemuan. Beri mereka lebih banyak kesempatan untuk membagikan perspektif mereka di luar rapat, baik secara langsung maupun tertulis. Tunjukkan pada mereka bahwa Anda ingin mendengarkan mereka dan menghargai pemikiran mereka. Ini akan mendorong mereka untuk berbicara lebih banyak di masa depan.

Di Medium, kami memiliki versi internal situs bernama Hatch. Adalah untuk semua orang di perusahaan untuk berbagi pemikiran mereka tidak peduli apakah mereka pemikir yang lambat atau cepat dalam rapat. Itu menjadi bagian unik dari budaya Medium.

Posting ini mungkin terdengar seperti saya berdebat untuk keuntungan saya sendiri, tetapi saya benar-benar berpikir ada banyak orang seperti saya yang tidak pandai berpikir sendiri. Membuat rapat efektif dan inklusif sangat penting. Ini tidak mudah; itu membutuhkan upaya kolaboratif; dan mungkin tampaknya memperlambat kita pada awalnya. Tapi percayalah, setelah dilakukan dengan baik, itu sangat menguntungkan semua orang dan seluruh tim. Kita bisa mendapatkan lebih banyak dari rapat.

Skenario seperti rapat lainnya di mana penting untuk mengetahui otak buldoser vs otak kelinci adalah wawancara kerja, terutama wawancara teknis. Sebagai contoh, banyak kandidat yang hebat mungkin tidak melakukan "baik" dalam wawancara pengodean selama satu jam hanya karena mereka tidak terbiasa berpikir dalam jenis pengaturan itu.

Jika Anda memiliki ide lain untuk menjadikan rapat lebih inklusif bagi para pelaku buldoser, saya akan senang mendengarnya!